Asistente de Servicio

• Operar la central telefónica, atendiendo llamadas y mensajes con prontitud y cortesía.
• Realizar y dirigir llamadas requeridas, informando oportunamente sobre el estado de las solicitudes. • Atender a clientes internos y externos tanto en sitio como por vía telefónica.
• Recibir, registrar y coordinar la entrega de toda la documentación a los colaboradores correspondientes. Funciones de Servicio • Elaborar cotizaciones de repuestos, consumibles y servicios.
• Recibir y gestionar órdenes de compra para garantizar el cumplimiento de actividades de servicio. • Coordinar la logística del personal de servicio (reservación de tiquetes aéreos, hospedaje y transporte).
• Realizar procesos de contratación pública correspondientes al área de servicio, en venta servicios de mantenimiento, venta de repuestos y venta de consumibles correspondientes a clientes del sector público.
• Realizar llamadas a clientes para coordinar servicios de mantenimiento, confirmar órdenes de compra y dar seguimiento posterior a instalaciones (30 y 90 días).
• Manejar los sistemas informáticos designados por la empresa (CPQ, CRM, FielService, etc), registrando reportes técnicos, visitas y demás información requerida.
• Gestionar la emisión de certificados de capacitación para colaboradores y clientes. • Registrar y mantener al día el calendario de visitas del personal técnico.
• Informar al personal técnico las actividades a realizar diariamente, confirmando los requerimientos necesarios para dicha actividad.
• Contactar a clientes para confirmar visitas agendadas, por correo institucional y vía telefónica.
• Dar seguimiento a las evaluaciones de servicio realizadas a los técnicos.
• Solicitar cotizaciones para compras locales relacionadas con el área de servicio.
• Verificar que los precios de las cotizaciones coincidan con los de las órdenes de compra del cliente final.
• Controlar el estado de las órdenes de compra en tránsito, pendientes o en proceso para cumplir con los tiempos de entrega al cliente final correspondiente al área de servicio.
• Revisar que el personal técnico cuente con el EPP para cumplir con los requerimientos del cliente final para ingreso a planta.
• Coordinar con el cliente final el proporcionar la alimentación del personal técnico en planta cuando lo requiera.
• Manejo de los sistemas informáticos logísticos de los clientes para ingreso del personal técnico de Scanco y registro de facturas de servicio.
• Solicitar la creación de códigos para productos no registrados en el ERP o sistema administrativo correspondiente.
• Mantener el archivo de documentos del área servicio al día.
• Coordinar entrenamientos del personal técnico o la participación en eventos relacionados con el área servicio.
• Realizar la solicitud de repuestos y consumibles quincenales y mensuales del cliente final, requeridas por el área de servicio para su importación.

• Apoyar en la recepción de embarques y despacho al cliente final.
• Apoyo en el archivo documental cuando se lo requiera. • Apoyar en el control de inventario y bodega de la empresa local.
• Elaborar documentos como cartas y notas de entrega vinculados al giro del negocio.
• Organizar documentos de respaldo para facturación y gestión administrativa.
• Elaborar facturas al cliente final (servicios, repuestos y consumibles) cuando se lo requiera.
• Dar seguimiento a la cobranza de facturas vencidas de servicio, repuestos y consumibles.
• Realizar tareas operativas como copiado e impresión de documentos, cuando se requiera.
• Apoyar en la compra de útiles de oficina y artículos de cafetería, cuando se requiera.

• Brindar soporte en procesos de compras públicas y licitaciones.
• Coordinar la entrega de documentos en entidades de contratación administrativa.
• Cotizar y coordinar tiquetes aéreos, hospedaje y viáticos para el personal de ventas.

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