Secretaria administrativa Con
- Quito, Pichincha
- Permanente
- Tiempo completo
Tramitar y gestionar toda la correspondencia entrante y saliente, incluidos correos electrónicos, cartas y llamadas telefónicas.
Mantener y actualizar el sistema de archivo, garantizando que todos los documentos estén debidamente organizados y sean fácilmente accesibles.
Programar y coordinar reuniones, conferencias y viajes del equipo directivo.
Preparar y distribuir órdenes del día, actas y otros documentos necesarios.
Ayudar en la preparación de reportes, presentaciones y otros documentos empresariales.
Gestionar el inventario de material de oficina, pedir nuevos suministros cuando sea necesario y garantizar el mantenimiento adecuado del equipo de oficina.
Saludar y ayudar a los visitantes, dirigiéndolos a la persona o departamento adecuados.
Gestionar y mantener los calendarios de la oficina, programando citas y recordando a los empleados los próximos eventos o plazos.
Coordinar las comunicaciones internas y externas, incluido el desvío de llamadas, la recepción de mensajes y la respuesta a consultas.
Ayudar en la planificación y ejecución de eventos de la empresa y actividades de compromiso de los empleados.
Colaborar con el resto del personal administrativo para garantizar un funcionamiento eficaz de la oficina.
Secretaria administrativa Habilidades requeridas
Excelentes dotes de organización y gestión del tiempo para priorizar eficazmente las tareas y cumplir los plazos.
Gran atención al detalle y precisión en la gestión de tareas administrativas.
Dominio de programas ofimáticos como Microsoft Office Suite Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
Excelentes dotes de comunicación escrita y verbal, incluida la etiqueta telefónica profesional.
Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.
Sólidas habilidades interpersonales para trabajar eficazmente con colegas de todos los niveles de organización.
Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima y también como parte de un equipo.
Conocimientos básicos de equipos y sistemas de oficina.
Capacidad de resolución de problemas y toma de decisiones para resolver cuestiones administrativas con eficacia.
Gran capacidad multitarea para gestionar múltiples proyectos y responsabilidades simultáneamente.
Cualificaciones requeridas
Diploma de educación secundaria o equivalente se valorará la formación o certificación adicional en administración oficinas o campos relacionados.
Experiencia demostrada como secretaria administrativa o en un puesto administrativo similar.
Dominio de la informática, incluida la velocidad y precisión de mecanografía.
Familiaridad con los procedimientos de gestión de oficina y los principios básicos de contabilidad.
Conocimiento de los programas y equipos ofimáticos.
Gran capacidad de comunicación escrita y verbal.
Excelente capacidad de organización y multitarea.
Capacidad para trabajar con una supervisión mínima y cumplir los plazos.
Comportamiento profesional y orientación al cliente.
Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible.
Computrabajo